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合同管理办法
日期:2017-10-16
作者:admin1
第一章 总 则
第一条 为了加强合同管理，规范经营行为，防范和控制合同风险，有效维护我院合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及国家有关法律法规和局合同管理办法，结合我院实际，制定本办法。第二条 合同管理是指针对合同从意向、谈判、签署、履行、变更、争议解决等一系列行为的监督控制活动，包括：合同对象资格审查、合同签订、合同履行和评价、合同的变更解除、合同纠纷的处理、合同章及合同档案的管理。
第三条 院对合同实行归口管理、授权委托管理、合同专用章管理。
第四条 本办法适用于院及院属法人单位与其他经济组织、自然人之间签订的各类合同、协议等。
第五条 对外签订的各类合同、协议，包括（但不限于）：矿业权转让、地质勘查、工程施工、监理、业务分包、设备购置、物料采购、房屋租赁、车辆租赁、基建、房屋的大型维修、人事劳动用工等。
第二章 合同相关部门的职责
第六条 院合同管理部门为经营发展科，全面负责合同的法律咨询，法律事务和合同的日常管理工作，其具体职责：（一）负责联系法律顾问。法律顾问参与重大合同谈判、签约等法律咨询服务；负责对院委托审查的合同提出法律意见，供决策参考；接受委托处理各类合同纠纷的协商、调解，代理仲裁、诉讼案件等法律事务工作。
（二）组织参与重大工程、采购及经营项目的谈判；负责合同签订程序的审核工作。
（三） 负责建立合同台账；负责合同的整理、归档（合同档案包括合同评审资料、授权委托书、合同文本、合同变更及其他与合同有关的资料）和保管工作。
（四）负责组织合同评审，对合同履行实施监督和评价。
（五）负责制定、修订院合同管理制度，并监督制度执行。
第七条 合同承办部门指需要签订合同的院属单位和部门；合同承办部门的主管院领导对合同复核审批；合同承办部门负责人对合同的有效性负责。
（一）合同承办部门主要职责
1.在授权范围内负责谈判、签订合同。
2.依照“谁签订合同谁负责”的原则，对合同对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同。
3.负责按质、按量、按时全面履行合同，避免出现违约造成损失。
4.协调合同签约方及与合同涉及部门的关系。
（二）合同承办部门负责人的主要职责
1.对客户资信调查的真实性负直接责任。
2.负责本部门合同文本及相关文书的起草，修改。
3.负责将合同文本送经营发展科，由法律顾问斟酌完善后，由经营发展科组织评审或会签。
4.负责将合同文本呈送分管领导复核审批。
5.及时掌握合同履行的进展情况，发现问题及时向分管领导汇报，并提出解决问题的意见和建议。
6.负责收集合同文书及与合同履行、变更、转让、解除等有关的文件，及时送交经营发展科、办公室、财务科归档。
第三章 合同签订
第八条 我院对重大采购、业务分包、基建工程、房屋维修等实行招标制度，需要招标的，合同签订以招标结果和内容为依据。第九条 订立合同，除及时交付的简单小额经济事务外，必须采用书面形式。“书面形式”是指合同文书、补充协议、公文信件、数据电文（包括传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，一般要求采用正式合同文书形式。
第十条 我院实行授权委托管理制度，法定代表人授权委托代理人签订合同。委托代理人依据经相关权限人签字审批后的《合同评审会签单》、《授权委托书》，代表法定代表人签订合同。未办理《合同评审会签单》、《授权委托书》，对外签订的合同无效（合同承办部门负责人对此负全责）。
合同签约对方是法定代表人签字的，须有法定代表人证明；是由委托代理人签字的，须有对方法定代表人授权委托书或委托证明，并根据授权范围以委托人的名义签订。
第十一条 为防止表见代理产生的法律后果，在同一对外代理行为过程中需变更被代理人及其他授权事项时，应及时书面通知对方单位及其他善意第三方。
第十二条 合同中对方当事人要求提供担保或本单位要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况依据《中华人民共和国担保法》的要求办理相关手续。
第十三条 合同的签订必须坚持依法、规范的原则，国家规定采用格式（或制式）合同文本的则必须采用格式文本。合同文本中所用术语应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
第十四条 合同工作内容涉及国家法律法规规定的地质测绘成果的，甲乙双方必须遵守国家法律法规规定，并签署《涉密地质测绘成果安全保密责任书》，作为相关合同的必备附件管理。生产类合同必须签订《安全环保责任书》，作为相关合同的必备附件管理。对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
第十五条 合同承办部门对经办的合同，经审查具备以下条件的，方可办理签约手续。
（一）《合同评审会签单》中的评审流程已完成，取得《授权委托书》。
（二）依据合同性质确定合同类别，正确使用合同规范文本。
（三）合同签约对方应具备的条件
1.对新客户（供应商）的各类许可证、合格证、资质证、三证（或五证）合一的证照以及履约能力的有关证件经审查证照齐备并合法、真实、有效；对已有业务关系的客户（供应商）除复核各类许可证、合格证、资质证、三证（或五证）合一的证照以及履约能力的有关证件齐备并合法、真实、有效外，还应审查其以往付款情况，以及近期经营状况有无负面重大变动。
2.正式规范的委托代理手续、签字盖章手续、审批手续。
3.合同签订人的身份、资格，合法有效。
（四）合同内容具有合法性、严密性、可靠性。合同条款齐备、文字准确，风险控制到位。
第十六条 合同构成要件及说明
（一）合同名称
合同的名称要做到言简意赅，如果是常用的合同类型尽量采用合同习惯性的名称，如“**合同”；如果是不常用的，或者要拟定的合同有特殊情况需要突出，可以根据具体情况自拟合同名称，但要注意用语的明了和准确。
（二）合同分类编号：为了方便管理和查找，院所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。
1.合同类别：①工程承（发、分）包合同，②技术服务合同，③劳务合同，④采购合同，⑤劳动合同（劳动关系涉及的协议），⑥基建工程合同，⑦修缮合同，⑧租赁合同，⑨委托合同，⑩其他合同。
2.合同编号（分类编号）方法（按四级编码）：
Ⅰ级为部门编码，由两个大写字母表示，两个大写字母是部门名称前两个汉字拼音的第一个字母。
Ⅱ级为合同类别分类，由两个大写字母表示，两个大写字母是合同类别名称前两个汉字拼音的第一个字母。
Ⅲ级为合同签订年份和月份，年份和月份数用6位阿拉伯数字表示。
Ⅳ级为合同序号，根据合同签订先后顺序编三位自然流水号，在同一类合同范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001至999。
例如：地勘公司2016年9月份签订的第10份勘查工程合同编号为：DKKC201609-010。
（三）当事人的基本信息
1.当事人名称（经济组织）或姓名（自然人）；
2.法定代表人（负责人）；
3.身份证号（签订方为个人时）；
4.地址（自然人的户口所在地或常住地址、经济组织的主要办事机构或主要经营场所）；
5.联系人姓名；
6.联系方式（电话、传真、电子邮箱）；
7.证照编号；
8.开户行名称及银行账号。
当事人的名称、地址、合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信文件载明应保持一致。
（四）合同抬头（即自愿立约条款）
法律规定合同的订立若是存在胁迫、重大误解等非自愿的情况，合同便可以被撤销，在合同中约定自愿立约条款，承诺立约的自愿性，便可以有效地保证合同的效力。
（五）标的
标的是指合同各方当事人权利义务指向的对象。合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容。服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将能够描述的其他相关材料作为合同的附件。
（六）数量
合同中的数字，除在金额大写、部分词和词组、惯用语、缩略词、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；合同中的计量单位应使用国家法定计量单位，如确有需要使用其他计量单位的，应同时用国家法定计量单位标明。
（七）质量
（八）签约双方的权力和义务
在约定权利和义务条款时，要全面地顾及到从合同订立到合同履行完毕的全过程，要注意合同约定双方所享有的权利与所要履行的义务的平衡性，不使合同约定双方权利义务失去平衡，影响合同的订立。
（九）款项的支付原则、支付方式（含履约保证金、进度款支付、结算款支付、质保金、违约金、定金）等应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款。款项收/付期限应约定确切日期或约定在一定条件达成后多少日内收取或支付及需要提交的收/付凭证。
（十）履行期限、地点和方式
履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行的期间方式（如：即时履行、延迟履行、定期履行、分期履行等方式）。合同履行地点应力争作对本单位有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本单位仓库或本单位的住所地。约定具体地名应明确至市辖区或县一级。买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等。
（十一）标的物的验收
按照对合同标的物的约定拟定验收条款，对于不符合合同标的物的交付要约定相应的处理办法，如拒收、提存、标的物损失的承担等等。
（十二）保密条款
合同中涉及单位机密的约定保密条款进行保护。
（十三）违约责任
约定违约的类型、承担违约责任的方式、赔偿的范围、赔偿数量、违约金、定金、免责内容等。
（十四）解决争议的办法
一般采用双方协商的方式解决。如果协商不成的需明确仲裁还是诉讼，如果选择仲裁的，条款应符合仲裁法的规定。在签订合同时，争取在合同中约定合同争议通过法律途径解决时由我方所在地法院管辖或选择便于我方的仲裁委员会仲裁。
（十五）合同生效条款
合同的生效意味着合同所约定的权利义务开始对签约人产生效力，订立合同时要对合同生效的时间、生效或者失效条件、免责和免责无效做出明确的约定。
（十六）保证条款
对于合同中较难控制的事项，可使签约人声明保证提供的材料的真实性，保证自己具有签约的能力，保证履行合同等，一旦违反便可据此追究责任。
（十七）解释条款
合同中的有些用语存在多种含义，或者含义不够明确，为保证合同的准确性，对这些条款应做出必要的解释。合同最终解释权尽量争取到我院一方，最大限度地保证我院对合同的控制，更好地维护我院的利益。
（十八）合同份数
合同中要约定本合同的份数、合同的持有人、合同不一致时以哪份合同为准。
第十七条 合同订立程序，一般包括调研准备和洽谈签约两个阶段。
（一）调研准备阶段：承办部门需对客户进行订约资格与履约能力的调查，做出评价作为审批合同的附件。
（二）洽谈签约阶段
1.合同谈判：合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责；重大或法律关系复杂的合同应由主管领导、法律顾问和承办部门联合组成谈判小组；项目由不同的生产经营单位协作实施的，谈判小组必须有各单位代表。合同谈判小组负责人由主管领导确定。合同承办部门为合同谈判小组牵头部门，经营发展科负责对谈判要点进行记录，形成“谈判会议纪要”并由谈判小组成员签字确认。
2.合同起草：合同起草原则上由承办部门的谈判人员或谈判小组负责，必要时可由法律顾问根据谈判要点起草和更正。合同起草应做到标的明确，平等互利，内容齐全，条款完备，责任明确，风险控制到位。
3.合同文本格式：按照《天水矿产勘查院合同文本编排格式规范》规定编排文本格式。
4.合同评审：合同承办部门应填写《合同评审会签单》，将合同文本、签约对方资质证照、招投标文件等资料送经营发展科组织评审会签，必要时提供合同签订背景情况说明。若评审部门提出修改意见，应由承办部门修改完善后重新评审。
合同条款评审人分专业评审人和一般评审人。合同需经技术部门（技术、质量、工期、形象进度等技术部分）和财务部门（合同价款、计价方式、收/付款方式、经济签证）等部门进行专业评审后，方可提交承办部门的主管领导，就合同条款的合法性、完整性进行一般评审。
5.法律顾问审核：拟签订的合同经合同承办部门起草并进行专业评审后，由部门相关负责人将合同文本发送至院外聘法律顾问处，由顾问律师审核修改或出具审核意见，部门相关负责人将经顾问律师审核修改的合同文本或出具的审核意见提交承办部门的主管领导进行一般评审。
6.合同定稿：合同由承办部门负责人和主管领导根据评审意见定稿。若评审会签单有“需修改”意见，则需重新修改和评审。对于评审意见无法达成一致同意的，将由合同最终评审人（院长办公会）直接定稿。历次《合同评审会签单》作为最新《合同评审会签单》的附件，合同承办部门不得自行废弃。
7.签字盖章：定稿的合同，承办人凭《合同评审会签单》和《授权委托书》呈交授权委托代理人签字，并申请加盖合同专用章。合同一律盖合同专用章，并加盖骑缝章。凡申请加盖公章的，需由合同专用章保管人签字同意。
8.合同原件资料归档：所有合同原件院至少留存三份，经营发展科、办公室、财务科各一份；承办部门留一份复印件。其他部门查阅或使用合同原件需向合同管理部门提交《合同借阅申请》，经批准后查阅或使用。
9.外部手续：法律法规规定需经专门机关批准的合同，合同签订后由承办部门办理审批手续；凡国家规定需由有关部门登记或备案的合同，必须向有关部门申请登记或备案；凡按有关规定必须鉴证的合同，必须申请鉴证；法律规定或约定进行公证的合同必须进行公证。
10.内部通报：签订重要合同，应当在业务涉及范围内进行通报，便于监督执行。
第四章 合同履行和评价
第十八条 合同依法签订后，即具有法律约束力。院属各单位和个人必须本着“重合同，守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的全面履行和实际履行。（一）承办部门负责组织、协调合同规定的我方义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。合同承办人应将合同履行情况及时通知经营发展科，并报告分管领导。
（二）合同签订后，承办部门应在3日内将合同文本送达与合同履行有关的部门，并将合同义务分解落实。
（三）对应验收的标的物，应由有关部门组织验收并签署验收证明。对验收不合格或与合同规定不符的标的物，应由承办部门即日提出书面意见，按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议，尽快采取适当措施解决。
（四）凡不按合同规定的结算方式办理收款或支付手续的，财务科有权拒绝办理。财务部门负责人应随时督促合同承办部门保障合同双方如约履行合同。
（五）加强对已生效合同履行情况的监督检查，建立履约检查制度。对约定履行期限的合同，由承办部门定期排查，及时掌握履约情况。对涉及重大利益合同的履行情况，经营发展科联合职能部门随时进行检查。
1.对履行过程中对方当事人的违约行为，承办部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时、合理、准确地向对方提出索赔报告。
2.当我方接到对方当事人的索赔报告后，承办部门应当立即通知经营发展科，汇报主管领导，共同商定应对措施。
3.履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，承办部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解，并收集好相关证据。
第十九条 承办部门应对合同履行中发生的情况，建立台账，由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管，并及时通知、移交经营发展科。
第二十条 合同履行完毕后，对所遗留的问题，承办部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。在期限内确定无法解决的，应当立即报告分管领导，由院领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。
第二十一条 合同评价
合同评价由经营发展科组织合同承办部门、财务、质管、安保等部门，遵循客观、公正的原则，在进行实地和技术资料检查的基础上，进行书面、客观的评价。
合同评价的主要内容：
1.合同签订情况评价。包括：预定的合同策略和战略合作是否正确，是否已经顺利实现，招标文件分析和合同风险分析的准确程度；该合同环境调查，实施方案，预算以及报价方面的问题及经验教训；合同谈判的问题及经验教训，以后签订同类合同的注意点；各个相关合同之间的协调问题等。
2.合同执行情况评价。包括：本合同执行策略是否正确、是否符合实际，是否达到预想的结果；在本合同执行中出现了哪些特殊情况；事先可以采取什么措施防止、避免或减少损失；合同风险控制的利弊得失；各个相关合同在执行中协调的问题等。
3.合同管理工作评价。这是对合同管理本身，如工作职能、程序、工作成果的评价，包括：合同管理工作对项目的总目标的贡献或影响；合同分析的准确程度；在招标投标和项目实施中，合同管理子系统与其它职能的协调问题，需要改进的地方；索赔处理和纠纷处理的经验教训等。
4.合同条款分析。包括：本合同的具体条款的表达和执行利弊得失，特别对本项目有重大影响的合同条款及其表达；本合同签订和执行过程中所遇到的特殊问题的分析结果；对具体的合同条款如何表达更为有利等。
第五章 合同的变更解除、纠纷处理
第二十二条 合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的，合同承办部门应及时与对方协商变更或解除合同，并书面汇报审批，申请采取合法有效措施，制止有害行为的发生。必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤销。第二十三条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护我院合法权益出发，从严控制；变更、解除合同必须符合《合同法》的规定；当事人协商一致变更合同，必须及时以书面形式签订变更或补充协议。承办部门应当按照本管理制度第三章关于合同签订的程序办理。对合同条款变更后不签订书面变更补充协议的，变更无效。
第二十四条 合同纠纷的处理
（一）合同违约必须依法承担违约责任；发生合同纠纷，承办部门应首先及时与对方协商解决。因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵害；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，合情合理解决。对于双方经协商达成一致意见时，应签订书面协议，签订的补充协议要按本制度的规定办理签订手续，作为原合同的附件管理；发生合同纠纷协商不成时，承办部门应于3个工作日内以书面形式上报经营发展科，并在法定代表人授权下依法处理。合同纠纷如经协商无法有效解决，应及时联系院外聘法律顾问进行咨询，并请提出处理意见，参考处理意见解决纠纷。任何部门不得私自对外委托有关部门或个人处理纠纷，对外发布消息要部门对口统一。
（二）合同纠纷的提出，以及由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有足够的时间申请仲裁或起诉。
（三）对于需要应诉或起诉的合同纠纷，经院长批准后，由经营发展科协助院法律顾问进行证据收集、谈判、参加调解和出庭。有关部门应主动配合提供下列证据材料：
1.合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；
2.结算、验收、收/付凭证、发票等有关凭证和财务帐目；
3.有关方违约的证据材料；
4.其他与处理纠纷有关的材料。
第六章 合同章和合同档案的管理
第二十五条院合同专用章由办公室指定专人负责保管。使用合同专用章按本制度“第三章第十七条（二）7.”规定执行。第二十六条 合同文本我方必须至少壹式叁份，原件必须在合同签订之后3个工作日内报送经营发展科、办公室和财务科。合同签订部门、合同履行部门因工作需要使用原件时，经分管领导批准后向经营发展科办理借阅手续。
第二十七条 合同的档案管理是合同管理的基础工作，经营发展科应根据实际情况建立合同台帐、报表，并按时填报。经营发展科对除劳动人事合同（劳动人事合同由人事科负责管理）之外的所有合同文本以及与合同相关的往返法律文件进行汇总，并编号登记，制作合同签订情况一览表，反映合同情况。
第二十八条 合同管理统计报表实行半年报告制，各部门于下半年第1个月前3个工作日内填报上半年报表报送经营发展科，经营发展科应于下半年第1个月前10个工作日内汇总上半年报表，并上报院主管领导。
第二十九条 合同签订后3个工作日内，承办部门应将合同档案原件整理装订送交经营发展科。合同档案的范围包括：合同文本草稿、合同签订审批表及审批修改意见、法人授权委托书（我方为复印件，签约对方为原件）、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记录、传真资料、票据凭证以及其他有关资料、文件（合同签订后取得的资料）。
第三十条 年终，经营发展科应将已履行完毕的合同文本，以及合同执行期间所有的往来信件、变更协议、收（付）款记录、请示报告等有关资料移交院资料室。
第三十一条 《天水矿产勘查院合同文本编排格式规范》由经营发展科另行制订，作为本办法的补充。
第七章 责任奖惩
第三十二条 院定期对合同管理工作进行检查考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入院对员工和部门的绩效考核范围。第三十三条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给院造成损失的，追究责任部门和责任人的经济和行政责任。
第三十四条 因故意或重大过失而给院造成重大损失的，追究责任人的法律责任。
第八章 附 则
第三十五条 本办法有关条款若与国家法律、法规和上级管理部门有关规定相抵触的，从其规定。第三十六条 本办法解释权在经营发展科。
第三十七条 本办法发文号为“甘色地天勘[2017]67号”，自发文之日起生效实施，《天水总队合同管理暂行办法》（甘色地总〔2005〕76号）同时废止。
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